Secretaria Privada - Alcaldía de Tuluá

Karen Jimeno Rodríguez

Secretaria Privada

Asistir técnica y administrativamente de manera oportuna y eficiente al Alcalde en las funciones de dirección, coordinación y comunicación pública en la Administración Municipal, garantizando la transparencia y la participación ciudadana.

Visión

La Secretaría Privada será la oficina gestora en procesos de articulación interinstitucional con las partes interesadas de la entidad, a través de procesos de comunicación efectivos.

Estudios realizados

Trabajadora social. Universidad del valle.

Próxima a graduarse en la universidad Iberoamericana en especialización de gerencia de los servicios de salud

Trayectoria

Tiene una amplia experiencia en la administración pública con 10 años en esta y en cargos como el enlace municipal de familias en acción y como defensora del paciente en zona centro para la gobernación del valle.

Funciones

Suministrar el apoyo oportuno a las demás dependencias de la Administración Municipal que demande el ejercicio de las funciones de competencia del Alcalde Municipal.
Promulgar, coordinar y trasmitir las instrucciones que imparta el Alcalde, para que se cumplan en forma efectiva.
Dirigir, asesorar y coordinar la formulación, adopción y ejecución de procesos comunicativos y de información, orientados a consolidar una imagen institucional coherente con la misión de la Administración, coordinar con los medios de comunicación la divulgación de las actividades y eventos asociados con la gestión de Gobierno.
Certificar la autenticidad de los documentos públicos que expidan las diferentes dependencias de la Administración Central Municipal, cuando sea requerido por alguna autoridad.
Ejercer la vocería de la Administración Central en los asuntos estratégicos que el Alcalde determine.
Gestionar ante las distintas dependencias de la Alcaldía, la respuesta oportuna a los asuntos de competencia de la Secretaría Privada, de acuerdo con las instrucciones impartidas por el Alcalde.
Organizar y controlar el ingreso y salida de los documentos y correspondencia del Despacho del Alcalde, coordinar el proceso de elaboración y analizar el contenido de la respuesta.
Canalizar, coordinar y controlar las audiencias que señale el Alcalde.
Coordinar con las instituciones requeridas la prestación de los servicios de seguridad y transporte del Alcalde cuando sea pertinente.
Diseñar e implementar sistemas de información que permitan mantener actualizado el flujo de documentos y correspondencia que se tramita en el Despacho del Alcalde.
Elaborar técnicamente los proyectos relativos a la misión de la Secretaría, inscribirlos en el Banco de Proyectos Municipal, y en coordinación con el la Oficina de Planeación del Municipal inscribirlos ante el Departamento, la Nación y Unidades de Cofinanciación.
Preparar los proyectos de Acuerdo relativos a la misión de la Secretaría, los proyectos de Decreto que deban dictarse en ejercicio de las atribuciones del Alcalde de común acuerdo con la Oficina Asesora Jurídica y liderar la ejecución de las decisiones y órdenes del mismo.

Objetivos

Coordinar con el Despacho del Alcalde y la Oficina de Relaciones Públicas las diferentes actividades deportivas, culturales y sociales adelantadas con la población vulnerable del municipio; además de las festividades patrias.
Promover y desarrollar conjuntamente con el Despacho del Alcalde, los programas y capacitaciones dirigidos a los diferentes grupos vulnerables del municipio, con el fin de garantizar la atención y el sano esparcimiento de los mismos.
Participar en la comunicación y divulgación de los hechos de mayor relevancia que se generan en las diferentes Unidades Administrativas, y que son de interés e impacto para la comunidad. Realizar la interventoría a los diferentes programas realizados por la Secretaría con el fin de garantizar la transparencia, ejecución y cumplimiento de los mismos.
Diseñar y evaluar la aplicación de controles e indicadores, que permitan conocer y reorientar el estado de los objetivos y metas de su dependencia.
Asegurar una correcta coordinación con otras dependencias municipales o entidades públicas y privadas que se vinculen en la ejecución de los planes, programas y proyectos que adelante la Secretaría en cumplimiento de su misión y políticas de la Administración. Participar en la capacitación, entrenamiento y motivación permanentemente a los servidores públicos en: Nuevos métodos de trabajo, La cultura del Autocontrol.
La Austeridad y La Calidad, promoviendo el desarrollo de las habilidades, destrezas y competencias que requieran para el desempeño eficiente de sus funciones en el contexto requerido; contribuyendo a su salud física y mental.